Pengertian Email dan Manfaatnya, Fungsi, Cara Kerja, dan Jenis-Jenis Email

Pengertian Email Secara Umum

Apa itu Email? Pengertian Email atau surat elektronik adalah suatu sarana untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan internet.

Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke alamat email lainnya dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget lainnya, seperti smartphone dan tablet yang terhubung dengan internet.

Bila jaman dulu mengirim surat menggunakan kertas dan tinta dimana proses pengirimannya bisa berhari-hari, saat ini mengirim pesan via email hanya butuh waktu beberapa detik saja.

Saat ini, mengirim pesan via email merupakan salah satu cara yang paling efisien, cepat, dan murah.

Cara Kerja Email

Sebenarnya cara kerja email ini cukup sederhana. Sama seperti ketika kita menulis surat kepada orang lain. Bedanya, dengan email kita bisa mengirim pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin kita kirim juga.

Berikut ini adalah proses cara kerja email secara singkat:

Ilustrasi cara kerja email

Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.
Fungsi dan Manfaat Email
Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya:
1. Mengirim dan Menerima Pesan

                                                          Ilustrasi Mengirim dan Menerima Pesan
Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan menerima email dari orang lain di manapun mereka berada.

Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik saja. Namun, tentu saja kecepatan tersebut dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima email.
2. Mengirim dan Menerima File
                                                                                Ilustrasi attachment
Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri
                                 Ilustrasi email untuk pemasaran
Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain.
4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs
Sebagian besar layanan website saat ini membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email.
Berbagai layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari penggunanya, dan ini hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki alamat email yang valid.
5. Email untuk Media Pemasaran

Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan email. Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualan.

Pemasaran melalui email merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan hingga saat ini email marketing masih termasuk jenis pemasaran online yang sangat efektif.
Jenis-Jenis Email
Mengacu pada pengertian email di atas, email dapat diklasifikasikan menjadi tiga jenis, yaitu POP mail, Webmail, dan forward mail. Berikut penjelasan ketiganya:

1. POP Mail

Pengertian POP mail (Post Office Protocol) adalah jenis email yang didapatkan oleh pengguna dari ISP yang menjadi langganan atau alamat email pekerja yang diberikan perusahaan kepada pegawainya.

2. Webmail

Pengertian webmail adalah email yang berbasis website. Dengan kata lain, pengguna email hanya bisa membuka email miliknya maka ia harus membuka halaman situs penyedia layanan email tersebut.

3. Forward Mail

Pengertian forward mail adalah jenis layanan email yang memforward atau meneruskan email yang diterima pengguna ke alamat email yang lain. Biasanya forward mail hanya digunakan oleh mereka yang sering berganti alamat email.

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian email, fungsi dan manfaat email, cara kerja email, dan jenis-jenis email pada umumnya. Semoga bermanfaat.